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DGO 4 - QU’AVONS-NOUS FAIT ? - 2013
DÉMATÉRIALISATION
Le CODI de la DGO 4 s’est engagé dans un projet de
dématérialisation pour l’ensemble de ses Départe-
ments dès 2013.
Un marché global (budget transversal) a donc
été prévu pour confier à un prestataire de service
l’adaptation d’ALFRESCO, système standard de base
préconisé par le DTIC, aux problématiques spéci-
fiques de chaque département.
Afin d’élaborer le cahier des charges de ce marché,
chaque Département et donc chaque Direction se
devait d’établir un inventaire de ses besoins et de ses
archives papiers.
À cet égard, le Département du patrimoine a été
désigné comme département pilote. En 2013, il
s’occupe donc dans un premier temps d’un travail
d’analyse préparatoire qui consiste à calculer le
volume moyen des archives mortes et vives avec
un indicatif annuel et la gestion des flux entrants et
sortants et ce, auprès de son administration centrale
et des Directions extérieures.
Au point de vue pratique, le système Alfresco béné-
ficie d’un atout non négligeable, celui d’être un
logiciel personnalisable aux besoins et attentes des
utilisateurs, adaptable au profil des logiciels utilisés
au SPW et destiné à faciliter la gestion des données
donc le travail des agents.
Il a de nombreux avantages tels que la :
• mise en place des autorisations pour la validation
de documents ;
• conservation et le classement en fonction des
versions de tous les documents ;
• détection automatique des documents pour l’ar-
chivage et le scannage ;
• gestion des E-mails.
Dans un second temps, il y aura lieu d’élaborer des
systèmes de gestion des documents à mettre en
place en les finalisant en processus-clé.
Les enjeux de cette démarche de dématérialisation
sont importants pour tout un chacun aussi bien au
niveau de sa facilité de travail qu’au niveau de l’éco-
nomie d’échelle qu’elle représente car, à terme, ce
logiciel :
• permettra la réduction coûts et espaces stockage/
classement ainsi que des coûts temps recherche
et diffusion ;
• autorisera une prise en compte de diverses
liaisons et l’accès à l’information grâce à l’outil de
recherches multicritères ;
• ouvrira un accès simultané à un document
par plusieurs utilisateurs tout en privilégiant
la sécurité, la mémoire et la circulation liée à la
transversalité de l’information
• et systématisera le stockage évolutif tout en privi-
légiant la gestion des droits et des versions en
totale intégration avec les outils de gestion des
dossiers et de leur traçabilité.
En conclusion, la mise en place de ce système
prometteur de gestion du contenu propre à la
dématérialisation (prévue en 2015-2016) visera à
maîtriser l’ensemble des informations (structurées
et documentaires) et à simplifier pour les utilisateurs
l’ensemble du cycle de vie d’un document et de
son contenu (information) par le biais de sa collecte
ou de sa capture, de son organisation, de son utili-
sation, de sa publication et de son archivage.